Gagnez du temps et reprenez le contrôle de votre journée grâce à Outlook. Apprenez à organiser vos courriels, votre agenda et vos tâches avec une méthode simple et efficace. Priorisez, planifiez et automatisez les actions récurrentes pour réduire la charge mentale. Repartez avec des bonnes pratiques immédiatement applicables, en présentiel ou à distance
Dates : Sur demande
Durée : 1 journée soit 7 heures
Lieu : Présentiel ou à distance
Tarif : Sur devis – nous consulter
Programme de la formation
Prérequis
Avoir une pratique de base de Windows et de la messagerie électronique. Disposer d’un compte Microsoft 365/Outlook (desktop ou web) et savoir s’y connecter. Apporter, si possible, des exemples de situations réelles (boîte mail, agenda, tâches) à optimiser
Objectifs de la formation
À l’issue de la formation, le participant sera en mesure :
- Organiser et traiter efficacement sa messagerie (tri, priorités, classement)
- Planifier et optimiser son agenda (rendez-vous, réunions, disponibilités)
- Suivre ses actions avec les tâches et automatiser l’organisation (catégories, indicateurs, règles)
À qui s’adresse cette formation ?
Cette formation s’adresse à toute personne souhaitant mieux s’organiser au quotidien avec Outlook : collaborateurs, assistants, managers, chefs de projet ou toute personne gérant un volume important de courriels, de réunions et de tâches.
Contenu de la formation
Accueil, objectifs, diagnostic d’usages
- Cartographie des irritants : Surcharge courriels, oublis, réunions
- Principes directeurs : La boîte de réception n’est pas une liste de tâches
Optimiser ses courriels : méthodes et automatisations
- Personnaliser l’interface pour aller plus vite : Vues, volet de lecture, favoris, Courrier prioritaire, raccourcis utiles
- Méthode de traitement : Décider vite (répondre, déléguer, planifier, archiver) et règles de priorisation
- Classement : Limiter les dossiers, utiliser la recherche, l’archivage et les conversations
- Utiliser les catégories, indicateurs et suivi : Drapeaux, rappels, règles de nommage
- Automatiser : Règles avancées (conditions/exceptions), alertes, redirections
- Retrouver en quelques secondes : Recherche avancée, filtres, dossiers de recherche, et opérateurs (de:, à:, objet:, pièces jointes…)
- Accélérer les réponses : Actions rapides, modèles
Transformer les courriels en actions : tâches et suivi
- Différence entre drapeau, rappel, tâche : Établir une règle simple (standard) pour éviter les doublons et les oublis
- Créer et qualifier une tâche depuis un courriel : Objet clair, notes, échéance, rappel, catégorie, et lien au contexte
- Planifier de façon réaliste: Estimation de la durée, découpage, dépendances
- Vues et pilotage : Trier/filtrer par catégorie, échéance, priorité ; repérer rapidement retards et en attente
Calendrier : planifier et protéger son temps
- Protéger son temps : Blocs de concentration, plages “sans réunion”, créneaux de traitement courriels
- Standardiser : Catégories sur le calendrier, récurrences intelligentes, rappels pertinents, et gestion des fuseaux horaires
- Réunions efficaces : Assistant de planification, choix du bon format/durée, réponses proposées, suivi des décisions et actions
- Gestion des conflits et arbitrages : Critères, délais, et règles personnelles
- Astuces : Superposition de calendriers, calendriers partagés et délégation, affichages Semaine de travail
Moyens et supports pédagogiques
- Remise d’un support de cours, version papier ou numérique
- Vidéo projecteur et tableau blanc
- La formation sera adaptée aux besoins et problématiques rencontrés par le participant dans le cadre de son activité professionnelle par le biais d’apports théoriques et d’exercices pratiques adaptés au niveau de maitrise de chaque participant
- Dans le cas des formations sur site, le client s’assure et s’engage à avoir à disposition toutes les ressources matérielles pédagogiques nécessaires (équipement informatique, connexion à l’Internet…) au bon déroulement de l’action de formation visée conformément au programme de formation communiqué
- Dans le cas des formations à distance, les séances sont organisées à l’aide d’un logiciel de visioconférence (Google Meet ou Teams). Le participant veillera à disposer d’une connexion Internet, d’une caméra et d’une version récente du navigateur Google Chrome ou Microsoft Edge
Admission
L’inscription à cette formation sera possible dès la validation du questionnaire d’évaluation de niveau de l’apprenant. Vous pouvez accéder à cette formation dans un délai maximum d’un mois en nous contactant par téléphone au 03 59 25 10 81 ou par courriel à contact@rslaccessibilite.fr.
La validation définitive de l’inscription interviendra après le retour du devis signé. L’apprenant recevra alors la convention de formation, la convocation et, si nécessaire, le plan d’accès.
Le référent pour toute question relative à l’organisation ou à la pédagogie est Frédéric Ogez-Roussel.
Évaluation et suivi
En amont de la formation
Un questionnaire sera complété par le participant afin de déterminer son niveau de maitrise et ses attentes.
Durant la formation
Des questionnaires techniques d’évaluation des acquis auront lieu en cours de formation ;
Une feuille d’émargement sera signée pour chaque demi-journée.
À l’issue de la formation
Le participant complète un questionnaire de satisfaction de la formation.
Il complète également une auto-évaluation le niveau d’atteinte des objectifs de la formation suivie.
En se basant sur les exercices réalisés, le niveau d’acquisition des objectifs est évalué par le formateur
Intervenant
Consultant spécialiste d’Outlook
Accessibilité
Notre organisme de formation est en mesure de vous proposer des ajustements spécifiques et/ou des compensations si ceux-ci s’avèrent nécessaires pour optimiser votre processus d’apprentissage.
Si vous êtes porteur de handicap ou faites face à une difficulté, nous vous prions de bien vouloir contacter directement Frédéric Ogez-Roussel au 03 59 25 10 81 ou par mail à l’adresse suivante : contact@rslaccessibilite.fr
Dernière révision de ce document : 9 avril 2026