Gagnez du temps et reprenez le contrôle de votre journée grâce à Outlook. Apprenez à organiser vos courriels, votre agenda et vos tâches avec une méthode simple et efficace. Priorisez, planifiez et automatisez les actions récurrentes pour réduire la charge mentale. Repartez avec des bonnes pratiques immédiatement applicables, en présentiel ou à distance
Dates : Sur demande
Durée : 1 journée soit 7 heures
Lieu : Présentiel ou à distance
Tarif : Sur devis – nous consulter
Référence formation : 243
Outlook : reprendre le contrôle de sa messagerie et de son agenda
La boîte de réception qui déborde, les réunions qui s’enchaînent, les tâches qui s’accumulent sans jamais être traitées — Outlook est au cœur du quotidien professionnel, mais sans méthode, il devient vite une source de stress plutôt qu’un outil d’organisation. Cette formation d’une journée, dispensée en présentiel ou à distance, vous donne une approche structurée et des automatisations concrètes pour reprendre le contrôle de votre temps et réduire la charge mentale liée à la gestion des courriels et du calendrier.
Au programme : personnalisation de l’interface pour gagner en vitesse, méthode de traitement des courriels (décider, déléguer, planifier, archiver), classement intelligent avec dossiers limités et recherche avancée, utilisation des catégories, indicateurs et règles automatiques, transformation des courriels en tâches qualifiées avec échéance et rappel, planification réaliste dans le calendrier avec protection des plages de concentration, et organisation des réunions avec l’assistant de planification. La journée débute par un diagnostic des irritants réels de chaque participant.
L’approche est résolument pratique et personnalisée — vous apportez votre propre boîte mail et votre agenda, et vous travaillez sur vos situations réelles pendant la formation. Les méthodes transmises sont immédiatement applicables dès le lendemain matin, sans configuration complexe ni changement d’outil. À l’issue de la journée, vous disposez d’un système d’organisation clair, adapté à vos habitudes de travail.
Cette formation s’adresse à toute personne gérant un volume important de courriels, de réunions et de tâches avec Outlook, quel que soit son secteur d’activité. Elle est accessible sur demande, avec une inscription possible dans un délai maximum d’un mois après contact.
Programme de la formation
Prérequis
Avoir une pratique de base de Windows et de la messagerie électronique. Disposer d’un compte Microsoft 365/Outlook (desktop ou web) et savoir s’y connecter. Apporter, si possible, des exemples de situations réelles (boîte mail, agenda, tâches) à optimiser
Objectifs de la formation
À l’issue de la formation, le participant sera en mesure :
- Organiser et traiter efficacement sa messagerie (tri, priorités, classement)
- Planifier et optimiser son agenda (rendez-vous, réunions, disponibilités)
- Suivre ses actions avec les tâches et automatiser l’organisation (catégories, indicateurs, règles)
À qui s’adresse cette formation ?
Cette formation s’adresse à toute personne souhaitant mieux s’organiser au quotidien avec Outlook : collaborateurs, assistants, managers, chefs de projet ou toute personne gérant un volume important de courriels, de réunions et de tâches.
Contenu de la formation
Accueil, objectifs, diagnostic d’usages
- Cartographie des irritants : Surcharge courriels, oublis, réunions
- Principes directeurs : La boîte de réception n’est pas une liste de tâches
Optimiser ses courriels : méthodes et automatisations
- Personnaliser l’interface pour aller plus vite : Vues, volet de lecture, favoris, Courrier prioritaire, raccourcis utiles
- Méthode de traitement : Décider vite (répondre, déléguer, planifier, archiver) et règles de priorisation
- Classement : Limiter les dossiers, utiliser la recherche, l’archivage et les conversations
- Utiliser les catégories, indicateurs et suivi : Drapeaux, rappels, règles de nommage
- Automatiser : Règles avancées (conditions/exceptions), alertes, redirections
- Retrouver en quelques secondes : Recherche avancée, filtres, dossiers de recherche, et opérateurs (de:, à:, objet:, pièces jointes…)
- Accélérer les réponses : Actions rapides, modèles
Transformer les courriels en actions : tâches et suivi
- Différence entre drapeau, rappel, tâche : Établir une règle simple (standard) pour éviter les doublons et les oublis
- Créer et qualifier une tâche depuis un courriel : Objet clair, notes, échéance, rappel, catégorie, et lien au contexte
- Planifier de façon réaliste: Estimation de la durée, découpage, dépendances
- Vues et pilotage : Trier/filtrer par catégorie, échéance, priorité ; repérer rapidement retards et en attente
Calendrier : planifier et protéger son temps
- Protéger son temps : Blocs de concentration, plages “sans réunion”, créneaux de traitement courriels
- Standardiser : Catégories sur le calendrier, récurrences intelligentes, rappels pertinents, et gestion des fuseaux horaires
- Réunions efficaces : Assistant de planification, choix du bon format/durée, réponses proposées, suivi des décisions et actions
- Gestion des conflits et arbitrages : Critères, délais, et règles personnelles
- Astuces : Superposition de calendriers, calendriers partagés et délégation, affichages Semaine de travail
Moyens et supports pédagogiques
- Remise d’un support de cours, version papier ou numérique
- Vidéo projecteur et tableau blanc
- La formation sera adaptée aux besoins et problématiques rencontrés par le participant dans le cadre de son activité professionnelle par le biais d’apports théoriques et d’exercices pratiques adaptés au niveau de maîtrise de chaque participant
- Dans le cas des formations sur site, le client s’assure et s’engage à avoir à disposition toutes les ressources matérielles pédagogiques nécessaires (équipement informatique, connexion à l’Internet…) au bon déroulement de l’action de formation visée conformément au programme de formation communiqué
- Dans le cas des formations à distance, les séances sont organisées à l’aide d’un logiciel de visioconférence (Google Meet ou Teams). Le participant veillera à disposer d’une connexion Internet, d’une caméra et d’une version récente du navigateur Google Chrome ou Microsoft Edge
Admission
L’inscription à cette formation sera possible dès la validation du questionnaire d’évaluation de niveau de l’apprenant. Vous pouvez accéder à cette formation dans un délai maximum d’un mois en nous contactant par téléphone au 03 59 25 10 81 ou par courriel à contact@rslaccessibilite.fr.
La validation définitive de l’inscription interviendra après le retour du devis signé. L’apprenant recevra alors la convention de formation, la convocation et, si nécessaire, le plan d’accès.
Le référent pour toute question relative à l’organisation ou à la pédagogie est Frédéric Ogez-Roussel.
Évaluation
- Questionnaire de positionnement en entrée
- Mises en situation et exercices pratiques
- Évaluation des acquis en fin de session
- Questionnaire de satisfaction
Intervenant
Consultant spécialiste d’Outlook
Accessibilité
Notre organisme de formation est en mesure de vous proposer des ajustements spécifiques et/ou des compensations si ceux-ci s’avèrent nécessaires pour optimiser votre processus d’apprentissage.
Si vous êtes porteur de handicap ou faites face à une difficulté, nous vous prions de bien vouloir contacter directement Frédéric Ogez-Roussel au 03 59 25 10 81 ou par courriel à l’adresse suivante : contact@rslaccessibilite.fr
Pour aller plus loin
Outlook : Gérer sa messagerie efficacement en 3 heures
Dernière révision de ce document : 20 mai 2026